Merujuk kepada Surat Pekeliling Akuantan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 7 Tahun 2018 iaitu Tatacara Pengurusan Bayaran – Lampiran D : Tatacara Pengurusan Pembayaran Pukal seperti berikut:-

i.    PTJ hendaklah memastikan bil/invois bulanan diterima daripada Agensi Pukal dan disemak ketepatan agar tidak berbaki kredit.

ii.   PTJ hendaklah menjana dan menyemak laporan berikut bagi memastikan maklumat bayaran adalah tepat:-

a.     Laporan Bulanan Pembayaran Pukal

b.     Laporan Terperinci Pembayaran Pukal

c.     Laporan Kedudukan Vot/Dana

iii.  Sebarang kesilapan bil/invois, PTJ hendaklah merujuk terus kepada agensi pukal yang berkenaan dengan kadar segera untuk tindakan pelarasan atau bayaran balik. Contoh kesilapan urusniaga oleh agensi pukal adalah seperti berikut :-

a.     Bekalan / Perkhidmatan yang tidak dibekalkan

b.     Akaun yang tidak wujud di PTJ berkenaan; dan

c.      Bil yang terlebih caj (Overbilling)

Pihak agensi pukal perlu membuat pemulangan dalam tempoh 14 hari jika pembayaran dibuat ke akaun yang salah dan barang / perkhidmatan  gagal disediakan. Sekiranya agensi gagal untuk membuat bayaran balik, PTJ perlu memaklumkan kepada Pejabat Perakaunan untuk tindakan selanjutnya.

3.    PTJ  juga diingatkan untuk mengambil tindakan pemurnian data pukal terutama membuat pembatalan ke atas akaun pukal yang telah tidak aktif seperti talian telefon yang telah tidak digunakan atau lain-lain. Ini bagi memastikan data pukal yang dibayar adalah tepat dan menggelakkan elemen lebihan bayaran pukal ke atas akaun yang tidak aktif.

4.        Kerjasama pihak PTJ bagi memastikan tindakan seperti yang dinyatakan di atas amatlah dihargai bagi memastikan pengurusan pembayaran pukal adalah teratur dan mengelakkan sebarang kuiri audit terhadap lebihan bayaran kepada agensi. 

Sekian.

UNIT PENGURUSAN DANA

JANM PAHANG

2 Januari 2020