ANM.PHG.600-15/3/7 Jld.2 (46)

Assalamualaikum / Salam Sejahtera,

YBhg. Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan,

Dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas dan surat edaran BPOPP bilangan 15 tahun 2022 rujukan JANM.BPOPP.600-15/4/13(24) bertarikh 21 Disember 2022 serta surat dari Kementerian Kewangan rujukan MOF.BKSK.600-2/2/3 Jld.5(44) bertarikh 12 Disember 2022 adalah berkaitan.

2.       Dimaklumkan bahawa Perbendaharaan Malaysia kebelakangan ini telah menerima beberapa permohonan daripada Kementerian/ Jabatan untuk mendapatkan pengecualian di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 95(a) berhubung KETIDAKPATUHAN berikut :

2.1       Penggunaan Inden Kerajaan (Kerja) bagi perolehan kerja yang TIDAK dijana melalui Persekitaran Elektronik / sistem iGFMAS untuk diserahkan kepada kontraktor SEBELUM kerja-kerja bermula; atau

2.2       Penggunaan Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) tanpa justifikasi gangguan sistem iGFMAS dan tiada sebarang pertanggungan diwujudkan di sistem iGFMAS; atau

2.3       Kelewatan mengeluarkan Inden Kerajaan (Kerja) atau kelewatan membuat Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) di iGFMAS iaitu hanya setelah kerja-kerja selesai / kontrak tamat ; atau

2.4       Pembayaran sewaan bangunan/ ruang pejabat yang tidak dibuat Tanggungan Kontrak Kerajaan ( Bekalan / Perkhidmatan) dalam sistem iGFMAS oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).

3.       Perkara ini adalah tidak selaras dengan peraturan kewangan yang berkuat kuasa seperti di bawah :

3.1       AP95 (a): Tiap-tiap Pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian Maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah, hendaklah menyenggara sebuah buku vot atau buku vot elektronik yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap Program dan Aktiviti atau Projek di bawah mana-mana Maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang atau peruntukan di bawah kawalannya:

........ (ii) Semua debit dan kredit kepada Program dan Aktiviti atau Projek atau Kumpulan Wang itu mengikut bila ia berlaku, serta  dengan jumlah kemas kini mengenai perbelanjaan bersih;

(iii) Baki peruntukan pada setiap masa; dan

(iv) Tanggungan mengikut bila ia dilakukan.............................

3.1       Pekeliling Perbendaharaan, PK 4.2 – Surat Setuju Terima, Pesanan  Kerajaan dan Inden Kerajaan Bagi Perolehan Kerajaan (kemas kini 29  November 2022), Lampiran 6 – Garis Panduan Penggunaan Inden  Kerajaan Dalam Perolehan Kerja Kerajaan (Perenggan 2.1 dan 3.3.1):

........ 2.1 Inden Kerajaan Pelaksanaan Kerja perlu dikeluarkan terlebih dahulu kepada kontraktor SEBELUM kontraktor boleh memulakan kerja.

........3.3.1 Format Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) hanya digunakan sekiranya terdapat gangguan sistem sahaja............................

3.2       Pekeliling Perbendaharaan, PK 5.1 – Perolehan Menggunakan Sistem   e-Perolehan (eP), perenggan 8.1 - Pengecualian Penggunaan Sistem eP

……8.1.1 Bagi pengecualian Sistem eP, Agensi boleh merujuk kepada garis panduan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Penggunaan Sistem eP diwajibkan bagi semua perolehan bekalan dan perkhidmatan bukan perunding, kecuali bagi perolehan berikut:

(a)  Pembelian Tanah/Bangunan dan Sewaan Bangunan/ Ruang Pejabat/ Stor

(i)  Perolehan pembelian tanah/ bangunan dan sewaan bangunan/ ruang pejabat/ stor adalah dikecualikan daripada menggunakan Sistem eP

(ii) Pembayaran boleh dibuat melalui Sistem iGFMAS…………

4.       Sehubungan itu, selaras dengan ketetapan AP dan Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa, berikut merupakan tindakan yang perlu diambil oleh PTJ:

i.         Inden Kerajaan Pelaksanaan Kerja Persekitaran Elektronik/ sistem iGFMAS HENDAKLAH dikeluarkan SEBELUM memulakan kerja TANPA GAGAL;

ii.       Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) hanya digunakan sekiranya terdapat gangguan sistem iGFMAS sahaja dan memerlukan kelulusan daripada Pejabat Perakaunan. Maklumat Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) hendaklah dikunci masuk ke dalam sistem iGFMAS sebaik sahaja sistem kembali beroperasi bagi tujuan tanggungan;

iii.      Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) hendaklah dibuat di sistem iGFMAS SEBELUM kontrak tamat/ kerja selesai;

i.         Sewaan bangunan/ ruang pejabat (pengecualian eP) hendaklah dipertanggung di sistem iGFMAS melalui Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan dan Perkhidmatan). Emel BPOPP Rujukan emel : BPOPP/SPO (Emel)/2020 (234) bertarikh : 22 Oktober 2020 bagi perkara penyewaan bangunan pejabat ini diperjelaskan melalui surat edaran ini.

5.       Selain itu, pemerhatian oleh Perbendaharaan Malaysia juga mendapati bahawa insiden ketidakpatuhan yang berlaku di peringkat proses kerja pembayaran ini mungkin disebabkan oleh pegawai tidak cakna terhadap peraturan kewangan dan perakaunan semasa yang sedang berkuat kuasa. Adalah diharapkan kelemahan seumpama ini dapat diatasi segera oleh semua Kementerian/ Jabatan (melalui Pejabat Perakaunan masing-masing) dengan memastikan pegawai berkaitan dibekalkan dengan maklumat dan peraturan terkini serta kompetensi mereka dipertingkatkan melalui latihan dan khidmat nasihat yang sesuai dan berkesan.

6.       Perbendaharaan Malaysia berpandangan Kementerian boleh memberi peringatan yang serius kepada PTJ bagi kegagalan mengeluarkan Inden Kerajaan dengan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia – Tatakelakuan dan Pengurusan Tatatertib Pegawai Awam (Versi 1.0 (2022) yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) di bawah: Tanggungjawab Pegawai Awam – atas kecuaian melaksanakan tugas. Sebarang ketidakpatuhan dalam proses pembayaran yang berpunca daripada kecuaian pegawai, boleh diambil tindakan sewajarnya berdasarkan ketetapan Arahan Perbendaharaan 59 (AP59).

7.       Justeru, kerjasama dan perhatian pihak YBhg. Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan agar mematuhi peraturan dan pekeliling berkuatkuasa amatlah dihargai.

SURAT KETIDAKPATUHAN

Sekian, terima kasih.

UNIT PENGURUSAN DANA

SEKSYEN PENGURUSAN

JABATAN AKAUNTAN NEGARA NEGERI PAHANG

4 JANUARI 2023